Archiefverhuizing: Veilig en AVG-Compliant Verhuizen
Uw archief verhuizen vraagt om precisie en vertrouwelijkheid. Wij werken met VOG-gescreend personeel en garanderen behoud van ordening.
Archiefverhuizing: meer dan dozen verplaatsen
Een archief is geen stapel dozen die je van A naar B brengt. Het is een zorgvuldig geordend systeem van dossiers, documenten en gegevensdragers die vaak vertrouwelijke informatie bevatten. Eén verkeerd geplaatste doos kan weken zoekwerk opleveren.
Wij zijn gespecialiseerd in het verhuizen van archieven waarbij de ordening volledig behouden blijft. Ons team werkt met VOG-gescreend personeel, volgt een AVG-compliant werkwijze en levert uw archief op exact dezelfde manier af als het stond — maar dan op de nieuwe locatie.
Onze werkwijze in 5 stappen
Inventarisatie
Wij brengen het volledige archief in kaart: aantal strekkende meters, type ordners, bijzondere formaten en beveiligingseisen.
Plan op maat
Op basis van de inventarisatie stellen wij een verhuisplan op met labels, volgorde en een plattegrond van de nieuwe archiefruimte.
Verpakking
Alle ordners en dozen worden genummerd en in speciale archiefdozen verpakt. De volgorde wordt vastgelegd met een registratiesysteem.
Transport
Vervoer in afgesloten vrachtwagens met uitsluitend VOG-gescreend personeel. Geen tussenopslag, direct van oud naar nieuw.
Plaatsing
Het archief wordt op de nieuwe locatie in exact dezelfde volgorde geplaatst. Wij controleren alles aan de hand van de registratie.
Waarom kiezen voor ons
AVG-compliant werkwijze
Wij werken volgens de richtlijnen van de AVG. Uw vertrouwelijke documenten zijn te allen tijde beschermd tegen onbevoegde toegang.
Ordening blijft behouden
Door ons labelsysteem en registratieproces staat elk dossier op de nieuwe locatie exact op dezelfde plek als voorheen.
Eén vast aanspreekpunt
Uw projectleider coördineert het gehele traject en is uw contactpersoon voor alle vragen en afstemming.
Ervaring met gevoelige archieven
Van juridische dossiers tot medische archieven: wij weten hoe we omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie.
Welke archieven verhuizen wij?
Juridisch archief
Contracten, aktes, procesdossiers en andere juridische documenten die langdurig bewaard moeten worden.
Medisch archief
Patiëntendossiers, medische verslagen en onderzoeksdata die onder strenge privacywetgeving vallen.
Bedrijfsarchief
Financiële administratie, personeelsdossiers, correspondentie en overige bedrijfsdocumentatie.
Overheidsarchief
Gemeentelijke, provinciale en rijksarchieven met documenten die vallen onder de Archiefwet.
Onderwijsarchief
Studentendossiers, examendocumenten en administratie van onderwijsinstellingen.
Historisch archief
Waardevolle historische collecties, manuscripten en documenten die extra voorzichtigheid vereisen.
Wat komt er kijken bij een archiefverhuizing?
Meterbakken & ordners
Standaard archiefmaterialen worden per stelling genummerd en in archiefdozen verpakt met behoud van de originele volgorde.
Digitale dragers
Externe harde schijven, tapes, USB-sticks en andere digitale media worden apart verpakt en beveiligd getransporteerd.
Speciale formaten
Grote tekeningen, kaarten, microfiches en andere afwijkende formaten krijgen op-maat-verpakking.
Archiefmeubilair
Rolstellingen, archiefkasten en kluizen worden gedemonteerd, vervoerd en op de nieuwe locatie weer opgebouwd.
Combineren met opschoning
Een verhuizing is het ideale moment om te saneren. Wij kunnen de verhuizing combineren met het vernietigen van verlopen dossiers.
Wat kost een archiefverhuizing?
| Omvang | Volume | Prijsindicatie |
|---|---|---|
| Klein | 50 - 100 dozen | € 500 - € 1.500 |
| Middelgroot | 200 - 500 dozen | € 2.000 - € 5.000 |
| Groot | 500+ dozen | € 5.000 - € 15.000 |
| Rolstellingen | Op maat | Maatwerk |
Veelgestelde vragen over archiefverhuizingen
Hoe garanderen jullie dat de ordening behouden blijft?
Wij werken met een registratiesysteem waarbij elke doos, stelling en sectie een uniek nummer krijgt. Bij plaatsing op de nieuwe locatie controleren wij alles aan de hand van deze registratie.
Is jullie personeel gescreend?
Ja, al ons personeel dat archiefverhuizingen uitvoert beschikt over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Dit is voor ons een harde eis bij gevoelige archieven.
Wat houdt AVG-compliant verhuizen in?
Wij zorgen dat persoonsgegevens bevattende documenten niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. Transport vindt plaats in afgesloten voertuigen, er is geen tussenopslag en wij tekenen een verwerkersovereenkomst.
Kunnen jullie ook rolstellingen verplaatsen?
Ja, wij hebben ervaring met het demonteren, verplaatsen en weer opbouwen van rolstellingen en andere archiefmeubelsystemen.
Kunnen jullie helpen met opschonen en vernietigen?
Ja, wij combineren de verhuizing desgewenst met het vernietigen van verlopen dossiers. Dit gebeurt gecertificeerd en conform de AVG.
Hoe lang duurt een archiefverhuizing?
Een klein archief (50-100 dozen) verhuizen wij in één dag. Grotere archieven plannen wij gefaseerd. Na inventarisatie geven wij een exacte planning. Neem contact op voor een inschatting.
Kunnen jullie ook digitale archieven verhuizen?
Wij verhuizen fysieke digitale dragers zoals externe schijven, tapes en servers. Voor de migratie van digitale data naar een nieuwe omgeving werken wij samen met IT-partners.
Wat als het nieuwe archief kleiner is dan het huidige?
Wij adviseren vooraf over de benodigde ruimte en kunnen helpen met sanering. Zo past uw archief gegarandeerd in de nieuwe ruimte zonder dat u waardevolle documenten verliest.
Bekijk ons complete overzicht van kantoorverhuisdiensten of vraag direct een vrijblijvende offerte aan.
Andere diensten
- Bedrijfsverhuizing
- Projectverhuizing
- Interne kantoorverhuizing
- Magazijnverhuizing
- IT- en serververhuizing
- Schoolverhuizing
- Zorgverhuizing
Archiefverhuizing bespreken?
Bel of app ons voor een vrijblijvende inventarisatie en prijsindicatie.